Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Депонирование заработной платы это сроки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 2014 года закон требовал составлять множество документов: реестр депонированных сумм, книга учёта депонированных сумм и т.п. С 2014 года все эти документы составлять необязательно. Но чтобы в бухгалтерии не произошло путаницы, учитывать все суммы с помощью них достаточно удобно. Бухгалтерия будет точно знать, сколько денег не было выдано, когда они были переведены и т.п.
В каких случаях производится депонирование, и насколько оно обязательно?
Согласно ТК РФ работник должен явиться за зарплатой в течение пяти дней с момента начисления. Если по какой-то причине он этого не сделал, компания возвращает деньги в банк.
Раньше депонирование вменялась фирмам в обязанность. Однако 11 марта 2014 года вышло Указание Банка России № 3210-У, по которому компании теперь не обязаны сдавать депонированные начисления в банк. Однако оставшиеся деньги по прошествии 5 дней включаются в общий лимит кассы (зарплата сотрудников в этот лимит не входит).
У каждого предприятия должен быть определённый кассовый лимит, выше которого в кассе денег быть не должно. Исключения составляют только предприятия малого бизнеса. Согласно пункту 2 Указания № 3210-У и пунктам. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предприятия малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.
Таким образом, если ваша компания – предприятие малого бизнеса, и один из ваших сотрудников не явился за зарплатой, эти деньги спокойно могут лежать в кассе до прихода их владельца, и депонирование вам совершенно не нужно.
Если же ваша фирма не имеет отношения к малому бизнесу, прежде чем депонировать невостребованные деньги, проверьте ваш кассовый лимит и количество средств в кассе. Если размер кассы вместе с невыданной зарплатой лимит не превышают, смысла депонировать деньги нет никакого. Но если лимит будет превышен, сдачи депонированной зарплаты в банк вам не избежать.
Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты
Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.
Начисление средств на зарплату:
- дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
- дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
- дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».
Оформление депонированной заработной платы
Когда заработная плата выплачивается через кассу предприятия, бухгалтер должен оформить расчётную ведомость. При получении работником своих денежных средств он ставит свою подпись напротив своей фамилии. Это означает, что работник получил свои деньги и претензий к работодателю не имеет. Но если никто не явился за деньгами в установленный день, то бухгалтер должен эту заработную плату депонировать. Для этого напротив фамилии сотрудника, где должна стоять его подпись, он делет запись «депонирована». Если на предприятии есть соответствующий штамп, то можно поставить его. Это не запрещено.
Важно! У каждого работодателя установлены вои сроки выплаты заработной платы. Конкретная календарная дата должна быть прописана в локальных документах. Например, в коллективном договоре или в Положении о зарплате. Начальство не имеет права указывать в платёжной ведомости на выдачу заработной платы дату более раннюю, чем прописано в локальном акте. Она должна ей соответствовать.
Если кто-то из сотрудников не смог получить свои деньги, то сумма выданных средств не будет совпадать с той суммой, которая прописана в ведомости «к выдаче». Поэтому бухгалтеру нужно поступить следующим образом:
- напротив фамилии того сотрудника, который не получил средства, сделать надпись «депонировано»;
- на последнем листе платёжной ведомости указать сумму, которая была фактически выдана на руки работникам, и сумму, которая депонирована;
- выписать расходный кассовый ордер, в котором указать фактически выданную сумму.
Рекомендуется составлять реестр депонированный сумм. Ранее этот документ являлся обязательным, сегодня уже нет. Можно обойтись и без его составления, нарушений не будет. Но без реестра сложно самостоятельно оценить суммы задолженностей перед конкретным работником.
Если предприятие с небольшим штатом работников, то можно обойтись и без реестра. Скорее всего, долгов перед работниками будет немного, и их будет видно при отражении операций по бухгалтерским счетам. Если же предприятия большое, а в штате несколько сотен или тысяч человек, то реестр депонированных сумм необходимо вести.
В реестре рекомендуется указывать:
- табельный номер работника, чья заработная плата депонирована;
- его ФИО;
- период, за который заработная плата не была выплачена;
- сумму невыплаченной зарплаты;
- реквизиты платёжной ведомости.
В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?
Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.
Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:
|
Счет Дт |
Счет Кт |
Проводка |
Сумма |
|
76.4 |
91 |
Списание депонированных средств в качестве внереализационных доходов |
Сумма депонированной зарплаты |
К какой задолженности относят расчеты по не выданной в срок заработной плате? Невыплаченная заработная плата: порядок депонирования
Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:
- в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
- производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
- ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
- депонированные средства сдаются в банк.
Как производится депонирование?
Весь процесс проходит по следующему алгоритму:
- В последний день выдачи зарплаты бухгалтер открывает расчётно-платёжную ведомость и ставит отметку «депонировано» напротив фамилий тех сотрудников, которые по каким-то причинам не получили свои деньги;
- После этого он подсчитывает и записывает в итоговой строке денежные суммы, выданные по факту и подлежащие депонированию, а затем сверяет полученные значения с итоговой суммой в ведомости;
- Ставит свою подпись в ведомости;
- Подписывает ведомость у главбуха или сразу у руководителя предприятия;
- Составляет расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по факту денег;
- Вносит в кассовую книгу запись о выданных деньгах (на основании кассового ордера).
Депонирование заработной платы в 1С
Если работающие не забрали свою зарплату в обозначенные термины, последняя подлежит регистрации как депонент.
С целью отразить это в учёте в программе для начала создаётся «Ведомость на выплату зарплаты» (способ «Выплатить через кассу»), заполняется документ в обычном режиме. Сотруднику, не забравшему зарплату, ставится отметка «Задепонировано», остальным – «Выплачено».
С целью отображения депонирования на «Ведомости» вводим документ «Депонирование». В этом документе является доступной операция печати карточки депонента. При проведении документом формируются проводки каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчёты по депонированным суммам»).
Впоследствии при получении работающим подобной зарплаты, в программу “ручным способом” вводится «Расходный кассовый ордер» и форма операции «Выплата депонированной зарплаты». В случае проведения РКО по отдаче депонированной зарплаты формируется по индивидуальному работающему проводка Дт 76.04 Кт 50.
Все операции подлежат отображению в отчёте «Книга депонентов», а все документы по депонентам надлежит сохранить в журнале «Документы по депонированию».
Депонирование заработка – явление довольно популярное в малом бизнесе. Его используют для сохранения заработной платы работника в наличных деньгах в случае, если он не явился в день её выплаты.
Иногда работник не способен прибыть вовремя и получить заработанные средства. В таком случае бухгалтеры признают их депонированными и сохраняют их в кассе, если лимит не превышен, или в банке.
Для сотрудника в этом нет ничего страшного – он может просто написать заявление, отправить его в бухгалтерию своей фирмы. Там заявление обработают, а затем выдадут деньги. На это может уйти несколько дней.
Каждому сотруднику рекомендуется отправиться вовремя в бухгалтерию за своей заработной платой. Если же за три года с этим не разобраться, то вся депонированная зарплата «сгорит» и её больше нельзя будет получить.
Почему нужно депонировать зарплату?
В соответствии с требованиями Центробанка юридическое лицо должно устанавливать лимит денежных средств, подлежащих хранения в кассе. Превышение данной суммы допускается только в день выдачи заработной платы или прочих выплат. Вот почему при неявке сотрудника избыток денежных средств отправляют обратно в банк, а зарплатную ведомость закрывают. При этом напротив фамилии сотрудника вместо его подписи должно быть указано «депонировано». Контролировать правильное оформление документации должен сотрудник, занимающий должность главного бухгалтера.
Со стороны сотрудника причины неполучения заработной платы могут быть абсолютно разными. Он может находиться в отпуске, исполнять государственные обязанности. Причиной неявки также может стать нахождение на больничном и т. д. По сути это не имеет значения. Для бухгалтерии важен только факт неявки сотрудника, а не причина.
Особенности уплаты налогов
В соответствии с требованиями законодательства роль налогового агента для каждого сотрудника выполняет предприятие. При этом обязанность выплаты налогов возникает в день фактической передачи денежных средств. Соответственно, если заработная плата была депонирована, работодатель не обязан перечислять НДФЛ.
Данная обязанность подлежит исполнению после выдачи денежных средств сотруднику. Перечисление денежных средств в бюджет должно осуществляться не позднее следующего дня после выплаты заработной платы.
Данная особенность касается только НДФЛ, но при этом не имеет никакого отношения к страховым взносам, которые работодатель также уплачивает за каждого сотрудника. В данном случае выплаты должны производиться в дату начисления заработной платы сотруднику, а не в дату ее фактической выплаты.
Перечисление страховых взносов в бюджет должно осуществляться не позднее пятнадцатого числа месяца, который следует за отчетным. То есть депонирование заработной платы в данном случае не дает никакой отсрочки.
Как правильно оформить депонирование зарплаты
Порядок документального отражения процесса депонирования строго регламентирован. О том, как оформить депонирование зарплаты в ведомости, пойдет речь дальше.
Выдавая заработную плату сотрудникам организации, бухгалтер должен вести ведомость. Ее форма определяется требованиями бухгалтерии. В любом случае факт передачи денежных сумм должен быть подтвержден подписью сотрудника в этом документе. При невозможности расписаться, например, ввиду отсутствия на работе, сотрудник зарплату не получает.
Работник бухгалтерии заносит в ведомость запись о депонировании невыданной суммы. Отметка может проставляться и ручным способом, и с использованием специальной печати.
Период, предназначенный для выдачи зарплаты, устанавливает руководство организации и фиксирует его в локальной документации. Бухгалтер отражает этот срок на титульной стороне платежной ведомости.
Как правильно учитывать депонирование зарплаты?
Человек, получивший заработную плату, обязан расписаться рядом со своей фамилией в платежной ведомости. Учетный процесс может быть составлен так, что при расчете зарплаты бухгалтерия делает расчетную ведомость, а для выплаты используется платежная. Возможно существование и единой расчетно-платежной ведомости, где видны и расчет и получение средств. Деньги получает только тот человек, который указан в ведомости. Бывает так, что работник затрудняется получить свои деньги лично, тогда он вправе выдать доверенность другому лицу. Если передача зарплаты происходит по доверенности, то перед распиской в ее получении кассир отмечает «по доверенности». Лицо, имеющее доверенность, расписывается в ведомости, а доверенность остается у специалиста и прилагается к документу — ведомости. Но вот отпущенное время закончилось, а в кассе «лишние» деньги — за ними не пришли даже по доверенности. Тогда кассир делает отметку «депонировано» напротив фамилий лиц, не получивших зарплату. Затем заполняется реестр депонированных сумм и в конце ведомости оставляется запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах. На все выплаченные деньги создается единый расходный кассовый ордер. Сумма оставшейся, а значит потенциально отправляемой на хранение заработной платы, считается отдельно и регистрируется в ведомости. После всех сверок и проверки главным бухгалтером, ведомость закрывается и направленные на депонирование средства идут в банк на специальный счет предприятия. На сданные суммы также составляется общий расходник. Теперь зарплата обретает новый статус — называется депонированной, а сотрудник, не получивший ее – депонент. Если кассир будет медлить с отправкой денег в банк и оставшиеся средства не будут удалены из кассы, а осядут в сейфе предприятия — тогда может возникнуть случай административной ответственности, и у определенных контролирующих служб появятся претензии к деятельности фирмы.
Причины и сроки депонирования
Причины неполучения работником принадлежащих ему средств могут носить различный характер:
- внезапная болезнь;
- отпуск;
- долгосрочная командировка;
- отсутствие ввиду выходных.
Дожидаться его явки длительное время недопустимо.
Соблюдая положение Центробанка, ежегодно бухгалтерская служба проходит обязательную процедуру оформления лимита кассы. Этим документом устанавливаются ограничения на сумму наличных средств, разрешенных на хранение в кассе. Суммы, превышающие установленный размер, подлежат возврату на расчетные счета. Ограничения снимаются на дни выдачи социальных выплат сотрудникам, включая зарплату.
Период составляет:
- для всех организаций, учреждений и предприятий – 3 дня;
- для Крайнего Севера и приравненных к нему местностей он увеличен до 5 дней.
По окончании этого времени средства, превышающие закрепленный лимит, кассир обязан возвратить в банковское учреждение.
Процесс выдачи денежных сумм осуществляется с применением платежных ведомостей. Фиксация выплаты подтверждается подписью получателя напротив своей фамилии и указанной суммы. Ввиду отсутствия такой отметки кассир в отведенной графе осуществляет надпись «депонировано» либо штампом с аналогичной надписью проставляет оттиск. В конце документа прописью указывается выплаченная и депонированная зарплата. Расходный кассовый ордер оформляется на сумму выданных средств.
Действия работника и кассира
Для получения принадлежащих средств работнику достаточно обратиться в бухгалтерскую службу с устной просьбой или письменно оформленным заявлением. В случае смерти получателя выплата полагается близким родственникам при предъявлении и правильном оформлении соответствующих документов. В обстановке, когда требуемые средства в кассе отсутствуют, подается заявка в отделение банка на ее получение.
Существует несколько вариантов, когда член коллектива может получить причитающуюся ему сумму:
- в период выплаты ближайшего аванса;
- во время получения очередной заработной платы;
- в специально выделенный для этих целей день.
Во избежание недоразумений и спорных ситуаций между сотрудником и администрацией, порядок возврата депонированных сумм лучше оговорить в локальных правовых актах.
Процесс выдачи депонированных сумм включает следующие этапы:
- Полученные в банковском учреждении средства первоначально оформляются приходным кассовым ордером.
- Выдача организована с применением РКО. При передаче средств доверенному лицу в документе отражаются и его паспортные данные.
- Возврат депонентных сумм одновременно группе лиц оформляется ведомостью. Законность действий подтверждается подписями ответственного бухгалтера и руководителя.
- Все операции подлежат фиксации в книге учета кассовых операций и находят свое отражение в книге депонентов с указанием номера РКО и его даты.