Какие документы работодатель должен выдавать уволенному работнику в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы работодатель должен выдавать уволенному работнику в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Заполнение трудовой при увольнении

Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.

После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.

При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.

Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.

Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.

Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника

В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.

Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.

Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году

Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.

Назначение документа	Было в 2022 году	Стало с 2023 года
Трудовая книжка	Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р)
Сведения о доходах в месяце увольнения	Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ)
Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности	Справка 182н	—
Сведения о застрахованном лице	Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы	Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения
Сведения о взносах	Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы
Сведения о стаже	Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения	Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1)

Документы при увольнении по собственному желанию

Главное требование в этом случае предъявляется к дате, стоящей на заявлении сотрудника, который решил уволиться по собственному желанию.

Сотрудник обязан в этом случае подать заявление не позже 14 календарных дней до даты увольнения. Причем отсчет ведется со следующего дня после получения заявления от работника. Сотрудник не лишается права в течение этого срока отозвать свое заявление.

Уволиться без отработки или с отработкой меньше чем 14 дней, возможно только при согласии работодателя.

После того как работодатель принял решение о дате увольнения сотрудника следует такой алгоритм действий:

• издать Приказ об увольнении — используйте унифицированную форму № Т-8 или самостоятельно разработанную форму;
• если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, внесите запись об увольнении;
• внести запись об увольнении в личную карточку работника;
• выдать сотруднику в день увольнения окончательный расчет;
• выдать сотруднику следующие документы:

Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот

Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:

• Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
• Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
• Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
• Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Нюансы выдачи документов

Закон определил порядок выдачи документов, а также отведенный для этого срок. Определенные бумаги выдаются от начальника подчиненному в обязательном порядке при увольнении последнего. Есть документы, которые могут быть переданы при обращении сотрудника к работодателю. Обращение необходимо составить произвольно, но в письменном виде. Перечислить в нем бумаги, которые увольняющийся хотел бы получить от работодателя. Бумаги должны быть готовы в течение трех дней. Обычно этот алгоритм не вызывает проблем у работодателя.

Но не всегда. По ряду причин происходят на предприятиях, в компаниях ситуации, когда документы не выдаются. Причины не озвучиваются. Вместо них администрация компании, предприятия говорит об отъезде начальника, генерального директора. Следовательно, копии документов, подлежащих выдаче, удостоверять некому. Но эти причины не могут считаться уважительными!

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки

При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично

Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:

• присутствие даты и регистрационного номера справки;
• подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
• если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
• все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.

После верификации копии документа нужно:

• поставить должность ответственного лица;
• расшифровку визы (Ф. И. О.);
• поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
• поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.

Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.

Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.

Отличаются ли пакеты документов, выдаваемые при увольнении по собственному желанию, по сокращению штата, по соглашению сторон?

Итак, основной перечень, какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию и при других обстоятельствах, сильно не отличается. Однако некоторые нюансы все-таки есть.

Например, какие документы должны выдать при увольнении по соглашению сторон? Помимо общего перечня сотрудник должен получить от работодателя экземпляр соглашения о расторжении трудового договора по соглашению, подписываемый в таких случаях.

А что касается того, какие документы должны выдать при увольнении по сокращению штата, то здесь передача документов работодателем сотруднику начинается задолго до непосредственно даты увольнения: это и уведомление о сокращение, и предложение другой работы. Также работодателю необходимо известить о предстоящем сокращении профсоюз и центр занятости. В день же увольнения сотруднику нужно передать перечень документов, перечисленных нами в предыдущих разделах.

***

Увольняющийся работник должен получить от своего работодателя определенный пакет документов. Одна их часть выдается безоговорочно, в первую очередь это трудовая книжка, другая часть — по письменному заявлению работника. За невыдачу или задержку трудовой предусмотрены немаленькие штрафы. За невыдачу отдельных документов никакой ответственности нет, тем не менее работодателю лучше не доводить дело до разбирательств с работником, а исполнить его законные требования.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Увольнение».

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Какие документы выдать при увольнении

При увольнении работника ему потребуется выдать некоторый перечень документов. Некоторые из них являются обязательными, другие выдаются только по требованию увольняемого сотрудника. Для этого работник должен написать заявление.

Тип документов	Документы
Обязательные	Трудовая книжка; Справка о з/п за 2 года; Форма СЗВ-СТАЖ; Форма СЗВ-М; Выписка из 3 раздела «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам; Выписка из реестра застрахованных лиц (если за сотрудника перечисляли допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя) Расчетный листок
Выдаваемые по требованию работника	Справка 2-НДФЛ; Справка о среднем заработке за 3 последних месяца; Справка о доходе в Центр занятости для расчета пособи по безработице; Справка о периоде работы в организации; Копия личной карточки Т-2; Копия трудового договора и допсоглашений к нему; Копии приказов (о приеме, отпусках, переводе, награждениях, увольнении и т.д.)

Похожие записи:

• Какие документы подавать в вуз на платное в 2023?
• Изменение УК РФ в 2024 году
• Как в форме 6-НДФЛ отразить имущественный и стандартный вычеты