Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок возмещения командировочных расходов

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Пример расчета командировочных

Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.

За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).

Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.

Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).

Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:

2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.

Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

Согласно трудовому кодексу России, работодатель обязан выплачивать суточные за каждый день командировки. Чтобы верно рассчитать суточные нужно следовать простым правилам:

• Суточные по «зарубежной» ставке нужно рассчитывать по принципу прибытия – деньги нужно выплатить по ставке для той страны, где сотрудник окажется в конце дня.
• Во избежание необходимости уплаты НДФЛ размер суточных для зарубежных поездок не должен превышать 2500 рублей.
• Для разных стран размер суточных может быть разным, платить нужно исходя из того, где сотрудник будет после завершения пути в конкретный день.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Однодневная командировка и расходы

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

Сотруднику, направляемому в командировку, организация обязана начислить и выдать перед поездкой командировочные расходы, связанные с данным поручением.

Трудовым кодексом (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) определен перечень трат, которые входят в такие расходы.

Скачать текст: Статья 168 ТК РФ (.docx)»

В этот список включены суточные – дополнительные расходы, обеспечивающие нахождение командированного вне места постоянного жительства. По согласию работодателя сюда входят питание и сопутствующие траты.

Отдельными строками в законодательстве перечислены иные расходы для осуществления служебной поездки. А это – оплата транспорта, проживание и выполнение поручения компании.

Перечисление и описание таких расходов должно быть предусмотрено во внутреннем документе фирмы «Положение о командировках».

Суточные при загранкомандировках в 2023 году проводки, учет, нормы

Хозоперация	Проводки
Дебет	Кредит
Красновой выдали из кассы суточные	71	50
Сверх лимита по суточным начислили НДФЛ	70	68 (НДФЛ)
НДФЛ перечислили в бюджет	68 (НДФЛ)	51

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?

Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.

Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?

Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.

Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?

Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.

Расходы, учитываемые для целей налогообложения

Рассмотрим расходы, которые включаются в расчет облагаемой базы:

• Проезд до места командировки и обратно. Сотрудники часто приобретают электронные билеты для поездки, оплачивая их банковской картой. Чтобы подтвердить такие расходы для целей налогообложения можно использовать контрольный купон электронного билета, которые направляется покупателю через интернет в электронном виде. Подтверждающим документом также может служить посадочный талон, так как он содержит информацию о стоимости, времени отправления и др. При приобретении электронного авиабилета в качестве подтверждающего документа может использоваться маршрут-квитанция и посадочный талон, содержащий отметку аэропорта о досмотре. Подтверждая расходы указанными документами выписки, которая подтверждает, что оплата производилась пластиковой картой не потребуется.

Если в командировку работник поехал на личном транспорте, то срок пребывания указывается работником в служебной записке. Записку и другие документы, подтверждающие использование личного авто (путевой лист, счет, квитанции и др.) работник предоставляет работодателю.

• Проезд на такси. Проезд сотрудника до места отправления (вокзала или аэропорта) на такси могут быть учтены только в том случае, если они являются экономически обоснованными. Документ, подтверждающий такие расходы при этом должен оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства.
• Наем жилого помещения. Расходы по найму работником жилого помещения подтверждаются квитанцией или счетом за проживание в гостинице. Если в подтверждающем оплату за проживание в отеле иностранного государства документе выделен НДС, то данная сумма также может включаться в расходы для целей налогообложения. Если подтверждающих расходы на проживание документов нет, то уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль нельзя.
• Суточные. При загранкомандировке не подлежат подтверждению чеками, квитанциями или другими документами. Устанавливается их размер в нормативных документах организации.

Суточные при командировках в 2020 год

Суточные – это неотъемлемая часть расходов для тех компаний, которые часто отправляют своих сотрудников в командировки. Какие изменения в 2020 году ждут предприятия, при покрытии расходов работников во время поездок.

• Отмены суточных расходов в ближайшее время не произойдет;
• Необлагаемый НДФЛ предел суточных меняться не будет;
• Организации по-прежнему могут сами устанавливать размер суточных расходов, но все суммы, превышающие предел, облагаются подоходным налогом;
• При оплате расходов в валюте, если речь идет о поездах за пределы РФ, перевод рублей будет происходить по курсу на день утверждения отчета о командировке;
• При уплате НДФЛ курсовая разница подлежит обязательному включению.

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

• За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
• Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
• ТК РФ;
• НК РФ;
• Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
• Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Размеры суточных при загранкомандировках в 20221 году: таблица

Приведем некоторые размеры суточных при командировках за границу в 2021 году, установленных Правительством РФ для федеральных бюджетников (постановление от 26.12.2005 № 812). При желании, их можно использовать как ориентир любым юридическим лицам и ИП.

Страна	Размер суточных в долларах США
При командировке из России на территорию другой страны	При командировке сотрудников загран. учреждений РФ в пределах территории страны, где расположено загран. учреждение
Абхазия	54	38
Австралия	60	42
Австрия	66	46
Азербайджан	57	40
Албания	67	47
Алжир	65	46
Ангола	80	56
Андорра	62	43
Антигуа и Барбуда	69	48
Аргентина	64	45
Армения	57	40
Афганистан	80	56
Багамские острова	64	45
Бангладеш	67	47
Барбадос	68	48
Бахрейн	66	47
Белиз	59	41
Белоруссия	57	40
Бельгия	64	45
Бенин	66	46
Бермудские Острова	69	48
Болгария	55	39
Боливия	63	44
Босния и Герцеговина	60	42
Ботсвана	64	45
Бразилия	58	41
Бруней	57	40
Буркина-Фасо	72	50
Бурунди	74	52
Вануату	68	48
Великобритания	69	48
Венгрия	61	43
Венесуэла	64	45
Вьетнам	63	44
Габон	70	49
Гаити	61	43
Гайана	67	47
Гамбия	62	43
Гана	66	46
Гватемала	68	48
Гвинея	66	46
Республика Гвинея-Бисау	91	64
Германия	65	46
Гибралтар	69	48
Гондурас	75	53
Гренада	92	64
Греция	58	41
Грузия	54	38
Дания	70	49
Джибути	75	53
Содружество Доминики	69	48
Доминиканская республика	59	41
Египет	60	42
Замбия	68	48
Заморские территории Франции	65	46
Зимбабве	57	40
Израиль	70	49
Индия	62	43
Индонезия	69	48
Иордания	62	43
Ирак	81	57
Иран	62	43
Ирландия	65	46
Исландия	70	49
Испания	62	43
Италия	65	46
Йемен	66	46
Кабо-Верде	64	45
Казахстан	55	39
Каймановы Острова	69	48
Камбоджа	68	48
Камерун	69	48
Канада	62	43
Катар	58	41
Кения	66	46
Кипр	59	41
Киргизия	56	39
Республика Кирибати	75	52
Китай	67	47
Китай (Гонконг)	67	47
Китай (Тайвань)	67	47
Колумбия	65	46
Коморские Острова	86	60
Конго	85	60
Демократическая Республика Конго	76	53
Корейская Народно-Демократическая Республика	65	46
Республика Корея	66	46
Коста-Рика	63	44
Кот-д’Ивуар	74	52
Куба	65	46
Кувейт	59	41
Лаос	64	45
Латвия	55	39
Лесото	61	43
Либерия	78	55
Ливан	73	51
Ливия	70	49
Литва	57	40
Лихтенштейн	71	50
Люксембург	61	43
Маврикий	63	44
Мавритания	67	47
Мадагаскар	64	45
Макао	67	47
Македония	60	42
Малави	66	46
Малайзия	60	42
Мали	70	49
Мальдивы	67	47
Мальта	61	43
Марокко	58	41
Мексика	64	45
Мозамбик	68	48
Молдавия	53	37
Монако	65	46
Монголия	59	41
Мьянма	65	46
Намибия	61	43
Науру	60	42
Непал	65	46
Нигер	78	55
Нигерия	72	50
Нидерланды	65	46
Никарагуа	68	48
Новая Зеландия	65	46
Новая Каледония	60	42
Норвегия	79	55
Объединенные Арабские Эмират	60	42
Оман	62	43
Пакистан	69	48
Палау, остров	63	44
Палестина	70	49
Панама	64	45
Папуа-Новая Гвинея	68	48
Парагвай	57	40
Перу	63	44
Польша	56	39
Португалия	61	43
Пуэрто-Рико	72	50
Руанда	72	50
Румыния	56	39
Сальвадор	68	48
Самоа	64	45
Сан-Марино	65	46
Сан-Томе и Принсипи	74	52
Саудовская Аравия	64	45
Свазиленд	65	46
Сейшельские Острова	71	50
Сенегал	70	49
Сент-Люсия	69	48
Сербия и Черногория	60	42
Сингапур	61	43
Сирия	62	43
Словакия	59	41
Словения	57	40
Соломоновы Острова	56	39
Сомали	70	49
Судан	78	55
Суринам	69	48
США	72	50
Сьерра-Леоне	69	48
Таджикистан	60	42
Таиланд	58	41
Танзания	66	46
Того	65	46
Тонга	54	38
Тринидад и Тобаго	68	48
Тунис	60	42
Туркменистан	65	46
Турция	64	45
Уганда	65	46
Узбекистан	59	41
Украина	53	37
Уругвай	60	42
Фиджи	61	43
Филиппины	63	44
Финляндия	62	43
Франция	65	46
Хорватия	63	44
Центрально-Африканская Республика	90	63
Чад	95	67
Чехия	60	42
Чили	63	44
Швейцария	71	50
Швеция	65	46
Шри-Ланка	62	43
Эквадор	67	47
Экваториальная Гвинея	79	55
Эритрея	68	48
Эстония	55	39
Эфиопия	70	49
Южная Осетия	54	38
Южно-Африканская Республика	58	41
Ямайка	69	48
Япония	83	58

Похожие записи:

• Разбираемся вместе: что такое фонд оплаты труда
• Как аннулировать доверенность на представление интересов
• Как узнать свой трудовой стаж через госуслуги или пенсионный фонд?