Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения дел у нотариуса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Место открытия наследства определяет нотариуса, к которому необходимо обратиться для принятия наследства и/или выдачи свидетельства о праве на наследство. По общему правилу местом открытия наследства является последнее место жительства наследодателя. Если место жительства наследодателя неизвестно, то можно обратиться к нотариусу по месту нахождения недвижимого имущества (наиболее ценной части недвижимого имущества наследодателя), а при отсутствии недвижимости — по месту нахождения движимого имущества наследодателя.
Можно ли передать наследственное дело другому нотариусу?
Передать дело другому нотариусу можно, но не так-то просто. Для этого нужны основания.
Одним из безусловных таких оснований, это передача наследственного дела по принадлежности. Как мы указывали ранее, место, в котором подлежит открытию наследство – это место последнего жительство наследодателя. И в случае если в ходе наследственного производства, будет установлено иное место, за пределами нотариального округа, в котором возбуждено дело, наследственное дело подлежит передачи другому нотариусу.
В отдельных случаях и по заявлению заинтересованного лица, наследственное дело может быть направлено другому нотариуса, например, в следующих случаях:
- Когда большая часть имущества, находится на территории другого нотариального округа, по отношению к фактическому месту открытия наследства
- Нотариусу, в производстве которого находится дела временно не исполняет свои обязанности. Это может быть связано, например, с болезнью
Как происходит передача документов на ответственное хранение нотариусом?
Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:
- Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
- В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
- Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
- Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись.
Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги в Москве чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.
Организационно-распорядительные документы
Оформляемыми каждым нотариусом организационно-распорядительными документами в точном соответствии с Правилами нотариального делопроизводства признают документы, которые напрямую связаны с осуществлением нотариального действия, но никак не касаются документального оформления данного действия. Это:
- Постановления (не считая связанных согласно действующему законодательству с документальным оформлением нотариального действия, а конкретно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, касательно аннулирования ранее выданного свидетельства о праве на наследство и проч.).
- Распоряжения.
- Поручения.
- Запросы касательно истребования сведений, а также документов.
Отличительной чертой организационно-распорядительных документов можно считать обязательность указания в них довольно внушительного числа реквизитов, среди которых:
- наименование нотариальной палаты российского субъекта (на документах тех нотариусов, которые практикуют в частном порядке);
- наименования нотариального округа либо же государственной нотариальной конторы;
- фамилия, инициалы, должность специалиста;
- дата, а также номер приказа территориального органа юстиции, согласно которому нотариус был назначен на должность;
- вид документа (распоряжение, постановление и проч.);
- наименование документа (касательно отказа в совершении нотариального действия и проч.);
- точная дата; регистрационный номер;
- место составления;
- непосредственно текст документа;
- подпись нотариуса; оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны.
Гербовая печать нотариуса
Как было сказано ранее, подпись нотариуса на документах заверяется оттиском принадлежащей ему печати. Если от нотариуса исходит документ, который требует особого удостоверения его подлинности, то, в таком случае, подпись специалиста на нем заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны. На прочих документах подпись допустимо заверять оттиском печати без воспроизведения Герба.
Использование нотариусами печатей с воспроизведением Герба осуществляется согласно Федеральному конституционному закону от двадцать пятого декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» и Указу Президента страны «Об использовании Государственного герба РФ на печатях нотариусов».
Для изготовления, а также дальнейшего использования и уничтожения гербовых печатей нотариусов установлены специальные требования.
Подобные печати изготавливают в строгом соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования», который был утвержден постановлением Госстандарта страны от двадцать пятого декабря 2001 года № 573-ст. Этим стандартом установлены форма, размер, технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба нашей страны. Так, государственный стандарт предусматривает то, что гербовые печати несут в себе не меньше, чем четыре обязательных составляющих защиты от подделки. Для изготовления клише печати следует использовать резину, которая подходит для лазерной гравировки, либо иные материалы с техническими показателями, которые данной резине соответствуют. Фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения либо наименование государственной нотариальной конторы, которые указываются на таковой печати, подлежат размещению в конкретном месте информационного поля печати.
Ограничительные требования касаются не только клише, но и краски, с применением которой производится оттиск. Согласно правилам нотариального делопроизводства для выполнения оттиска данной печати допустимо использовать исключительно штемпельную краску голубого, синего либо фиолетового цвета.
Специальные требования предъявляются также к порядку уничтожения печати. Отдельно стоит упомянуть о том, что нотариальная печать с воспроизведение Герба страны подлежит уничтожению не непосредственно нотариусом, а территориальным органом юстиции. При сложении своих полномочий либо освобождении от полномочий того специалиста, который занимается частной практикой, увольнении нотариуса из государственной конторы, при изменении места нахождения нотариуса либо наименования государственной нотариальной конторы, указанных на таковой печати, в течение тридцати суток с момента наступления соответствующего события нотариус передает свою печать для последующего уничтожения в территориальный орган юстиции. Передача печати осуществляется по акту, составляемому в двух экземплярах. Акт утверждается непосредственно начальником территориального органа юстиции и один из экземпляров возвращается нотариусу. При наступлении обстоятельств, которые делают невозможной передачу печати непосредственно нотариусом (в частности, его смерть, тяжелая болезнь, объявление в розыск, лишение права на осуществление профессиональной деятельности по судебному решению и проч.), таковая печать передается в территориальный орган юстиции специальной комиссией, которая создается в подобных случаях территориальным органом юстиции вместе с нотариальной палатой.
При оформлении документов нотариус кроме печатей может использовать строго с неукоснительным соблюдением установленных правил также мастичные штампы. Согласно одному из таких правил выполнение оттиска мастичного штампа допускается исключительно штемпельной краской голубого, синего либо фиолетового цвета. Если же мастичный штамп применяется для исполнения удостоверительной надписи нотариуса, то незаполненные места штампа дописываются специалистом или от руки, или с помощью технических средств. Но дописывать допускается также красителями голубого, синего либо фиолетового цвета.
При осуществлении профессиональной деятельности нотариус использует определенные бланки, которые предназначены для совершения нотариальных действий, а также личные бланки нотариуса.
Применяемые частнопрактикующими нотариусами бланки для совершения нотариальных действий являются бланками единого образца, которые изготавливают на особой бумаге с водяными знаками и с использованием прочих видов защиты, применяемых к защищенной от подделок полиграфической продукции. Для них установлены особые условия хранения в металлических шкафах, сейфах и (либо) в специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают порчу и хищение. Форма, порядок изготовления, учета, а также использования бланков разрабатываются и затем утверждаются строго ФНП по обязательному согласованию с Минюстом РФ. Такие вопросы регулируются Положением о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий, утвержденном решением правления ФНП от двадцать первого-двадцать второго декабря 2009 года (протокол № 14/09 с дальнейшими изменениями в 2010, 2011, 2012 годах) и согласованном Минюстом РФ письмом от двадцать седьмого октября 2010 года № 16/21964-ЮЛ.
Приостановление наследственного дела нотариусом
Фактически приостановление наследственного дела, приставляет собой приостановления совершения нотариусом определенного действия. В практике наследования такая ситуация возникает как правило именно в ходе совершения действия по выдаче свидетельства на наследство. Основания для приостановления наследственного дела могут быть разные.
Наиболее основными из них являются:
- Поступления нотариусу, от суда сообщения о наличии спора о праве, которое образует наследство. В судебных спорах о наследстве, нотариус, как правило, привлекается третьим лицом. Либо судом выносится определение об обеспечении иска, и оно направляется именно нотариусу
- По заявлению заинтересованного лица. Таким лицом, будет являться истец, по иску об оспаривании права лица на наследство. В таком случае дело также может быть приостановлено, но после получения сообщения от соответствующего суда
- В случаях, если в отношении наследодателя, имеется дело о банкротстве, которое к моменту выдачи свидетельства на наследство, еще не окончено
- Требуется получения дополнительных сведений и документов
После этого наследственное дело снова возобновляется. А то действие, которое должно быть совершено нотариусом – исполняется.
Важность и значимость времени в данном вопросе
Не каждый понимает всю значимость и важность сроков в наследственном праве. Многие наши права и обязанности ограничиваются определённым временем. Это необходимо для порядка и стабильности. Что если бы каждый из нас мог на любой срок откладывать реализацию своих наследственных прав?
Тогда не исключается нарастание наследственной массы (то есть всего имущества, которое остаётся после умершего) из-за смерти самих наследников. Возникла бы огромная путаница. За долгие годы подобные дела превращались бы в совершенно неразрешимые.
Законом чётко определены любые сроки, которые должны соблюдать все наследники. Исключения предусмотрены, но только если причина нарушения сроков была существенной (уважительной). Допустим, ошибочные, неправомочные действия нотариуса или тяжёлая болезнь наследника (либо его представителя).
Сколько можно хранить документы на наследство у нотариуса
Заключая с нами договор об оформлении наследства, вы избавляете себя от томительной процедуры вступления в права наследства. Для этого Вам необходимо приехать к нам два раза, один раз для заключения договора о ведении наследственного дела и оформлении доверенности, второй раз за получением документов о государственной регистрации права собственности на ваше имя Документы для нотариуса
- Документ, удостоверяющий личность лица, обратившегося за совершением нотариального действия.
- Заявление о принятии наследства, поданное до истечения шести месяцев со дня смерти наследодателя в нотариальную контору по его последнему месту жительства.
Срок хранения документов о праве на наследство
Для того, чтобы подтвердить нотариусу место открытия наследства и открыть наследственное дело именно у него, заявители представляют ему документальные доказательства регистрации умершего наследодателя по месту его жительства, выданные органами регистрационного учета. Такими органами являются территориальные органы исполнительной власти, уполномоченные на контроль и надзор в сфере миграции – местные отделения Федеральной миграционной службы, а при их отсутствии – местные администрации. Кроме этого, при определении необходимого нотариуса по наследственным делам необходимо помнить, что:
- Если наследодатель на момент смерти постоянно или преимущественно проживал по месту пребывания или временной регистрации, но в то же время сохранил регистрацию по месту жительства, то наследственно дело открывается нотариусом все равно по месту жительства.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Глава 2. Прием, регистрация и отправление документов
8. Регистрации подлежат все поступающие документы.
9. Для учета документов и контроля за их исполнением ведется:
журнал регистрации входящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
журнал регистрации исходящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
10. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов и дата их регистрации.
11. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
12. Документы направляются адресатам по почте (с направлением копии на известные электронные адреса) или вручаются нарочно.
Глава 4. Формирование дел
17. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
18. В дела группируются документы одного года.
19. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.
20. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.
21. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).
22. Экземпляры постановлений нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в наследственные дела.
Экземпляры постановлений об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.
Глава 7. Передача дел в частный нотариальный или государственный архив. Обеспечение сохранности архивных документов
37. Частный нотариус по истечении десяти лет хранения и при отсутствии условий для хранения передает в течение календарного года, следующего за истекшим периодом хранения, в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела на хранение.
Частный нотариус, прекративший свою деятельность в соответствии со статьей 12 Закона, а также вышедший из членства территориальной нотариальной палаты, в течение десяти рабочих дней передает завершенные и оформленные дела на хранение другому нотариусу или в частный нотариальный архив соответствующего нотариального округа.
Допускается продление срока передачи завершенных и оформленных дел на хранение в частный нотариальный архив, но не более чем на два месяца.
38. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и номенклатуре дел.
39. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного, временного (семьдесят пять лет) срока хранения:
договоры об отчуждении земельных участков;
договоры об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);
оконченные наследственные дела;
свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, то оно подшивается в наследственное дело);
Не подлежат сдаче в частный нотариальный архив нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, а также неоконченное наследственное дело.
40. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса, выходе или исключении частного нотариуса из членства территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.
О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме, согласно приложению 10 к настоящим Правилам.
41. Для хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона функционируют частные нотариальные архивы.
Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.
В частном нотариальном архиве хранятся документы, указанные в части 1 пункта 39 настоящих Правил.
42. В случае упразднения государственной нотариальной конторы завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.
Пункты 43 — 45 введены в действие с 1 января 2022 г.
43. Сведения о совершении нотариальных действий и иные сведения, предусмотренные Законом, должны размещаться на временное хранение в нотариальном электронном репозитории и по истечении установленного срока должны быть переданы в нотариальный электронный архив.
44. Нотариальным электронным репозиторием является компонент ЕНИС, обеспечивающий временное хранение, учет и использование нотариальных документов в электронной форме.
45. Нотариальным электронным архивом является централизованная информационная система, предназначенная для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования нотариальных документов в электронной форме.
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее — Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее — Закон).
Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства:
нотариусом, занимающимся частной практикой (далее — частный нотариус);
государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее — государственный нотариус).
2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.
3. Правила определяют порядок:
1) приема, регистрации и отправления документов;
2) составления номенклатуры дел;
3) формирования дел;
4) оформления дел, составления описи дел;
5) хранения документов;
6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;
7) уничтожения дел;
8) регистрации консультирования;
9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;
10) использования печати, штампов и электронной цифровой подписи;
11) формирования и оформления наследственных дел.
4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:
частный нотариус;
государственный нотариус.
5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.
При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.
При выходе из членства территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение тридцати календарных дней, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членства нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.
При исключении из членства территориальной нотариальной палаты территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня вступления в силу решения дисциплинарной комиссии об исключении из нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.
В случае приостановления действия лицензии нотариуса, прекращения действия лицензии нотариуса, выхода или исключения нотариуса из членства нотариальной палаты Кабинет нотариуса в единой нотариальной информационной системе (далее — ЕНИС) передается другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты, а также в частный нотариальный архив.
6. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
7. Документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
Где хранится подлинник завещания до смерти завещателя?
Закон ограничивает свободную волю завещателя только одним условием — выделением доли обязательным наследникам. К ним относятся дети наследодателя, не достигшие 18-летнего возраста, нетрудоспособные супруг и родители, а также инвалиды из числа родственников — наследников по закону, которых он содержал при жизни не менее года перед кончиной.
Если перечисленные лица не получают наследство по завещанию, им выделяется обязательная доля в размере ½ того, чтобы они получили при наследовании по закону. Доля обязательных наследников погашается из незавещанного имущества, а если его нет или недостаточно, за счет других наследников.
Окончательный итог работы нотариуса — выдача свидетельства о праве на наследство по завещанию обратившимся правопреемникам умершего. Этот документ подтверждает их права на имущество перед третьими лицами и предоставляется нотариусом в регистрирующие органы, если полученные объекты требуют регистрации права собственности. Доли наследников в наследстве по завещанию определяются равными, если завещатель не указал иное в своем распоряжении. Например, два наследника на дом получат одно свидетельство (или два разных при желании) на ½ долю в праве на жилой объект.
За совершение любых нотариальных действий законом предусмотрена оплата — складывающаяся из двух частей: госпошлина (ст. 333.24 НК РФ) и стоимость правовой и технической работы нотариуса (УПТХ). Размер пошлины на наследство по завещанию зависит от оценочной стоимости наследуемого имущества и составляет:
- 0,3 % — для ближайших родственников (супруг, дети, родители), но не более 100 тыс. руб.;
- 0,6 % — для всех других категорий наследников, максимальный размер 1 млн рублей.
Госпошлина не взыскивается с несовершеннолетних лиц, а также наследников, проживающих в одном жилом помещении с завещателем и продолжающих в нем жить после его смерти.
При вступлении в наследство по завещанию цена взысканной пошлины увеличивается на сумму УПТХ (стоимость услуг нотариуса по ведению дела и оформлению свидетельства). Тарифы устанавливаются городской нотариальной палатой и обязательны для всех нотариальных контор в пределах области (региона), их размер зависит от вида объекта.
Чтобы определить, сколько платить за наследство по завещанию, необходимо знать цену наследственного имущества. Для недвижимости нотариус принимает во внимание кадастровую стоимость квартиры (другого объекта), а для многих других видов имущества требуется проведение независимой оценочной экспертизы.