Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление командировки в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, проведение презентаций, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д. Можно выдать деньги авансом, а сотрудник по приезду предъявит документы и отчитается за выданные деньги.
Как отправить сотрудника в командировку
Для оформления командировки нужно придерживаться следующего алгоритма:
1) Оформить приказ по форме Т-9. Приказы также оформляются на собственном бланке, но при этом нужно указать:
- ФИО и должности командируемого лица;
- места назначения (страна, город, организация). Организацию можно не указывать, если она не определена;
- дата начала и дата конца командировки, ее длительность в календарных днях;
- цели командировки;
- основания (например, служебное задание).
Компенсация расходов на жилье и транспорт
С общественным транспортом и гостиницами все понятно – расходы компенсируют по билетам и документам из гостиницы. Вопросы возникают, если сотрудник едет к месту командировки на личном транспорте, а останавливается на съемной квартире.
При поездках на личном транспорте работнику выдают путевой лист, который заполняется по факту поездки и сдается вместе с авансовым отчетом и кассовыми чеками на покупку ГСМ, охрану, приобретение запчастей, и т.д.
Работнику нужно сохранить документы для подтверждения затрат. Бухгалтерия примет:
- договор найма о жилом помещении;
- расписку об оплате аренды жилья;
- квитанции из отелей или хостелов и т.д.
Можно продлить или перенести командировку?
В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.
Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.
Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.
Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.
На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.
Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.
В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Какими документами подтвердить нахождение в командировке?
Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015г. N 771
Внесены поправки в Постановление № 749, которым утверждено положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новое Постановление вступит в силу с 8 августа 2015 года.
Уточнено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Из прошлой редакции следовало, что решение работодателя не обязательно должно быть письменным.
Также дополнен пункт 7. Ранее речь там шла только о проезде в командировку на личном транспорте. С учетом внесенных поправок в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Длительность служебных поездок
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.
Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.
Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.
В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.
Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.
Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Изменения, внесенные в Положение N 749, вступили в силу 8 января 2015 г. Это означает, что все командировки, которые начались до этой даты, должны быть оформлены по старым правилам.
Однако ряд организаций по тем или иным причинам по-прежнему планируют использовать командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о проделанной работе. Но эти документы не смогут заменить документы, предусмотренные Постановлением N 1595 (например, служебную записку при поездке работника в командировку на личном транспорте).
А поскольку в силу ч. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором, то возникает необходимость внесения изменений в этот локальный акт организации. Как правило, в организациях утверждают положение о командировках, в котором прописываются срок и режим командировки, размеры суточных, порядок представления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки, порядок оплаты за работу в выходные дни в командировке.
В случае если организация отказывается от применения командировочных удостоверений, в положение о командировках вносятся соответствующие коррективы. В обновленном положении должно быть указано, каким документом определяются срок и цель командировки (приказом либо распоряжением о направлении работника в командировку), сроки представления работником служебной записки (в случае поездки работника на личном автомобиле).
С обновленными правилами необходимо ознакомить работников организации под роспись.
Подытожим сказанное.
Итак, после 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку должны быть в обязательном порядке оформлены следующие документы:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (с указанием цели командирования);
- служебная записка (если работник добирается до места командировки и обратно на личном транспорте);
- журнал учета командированных сотрудников (на момент выхода статьи из печати не отменен).
Согласно Порядку учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), в которую они командированы, информация о выбывших работниках отражается в специальной графе, где указываются реквизиты командировочного удостоверения. Но после 8 января 2015 г., если организация отказалась от командировочных удостоверений, в этих графах ставится прочерк;
- авансовый отчет (по возвращении работника из командировки).
Этапы оформления командировки
Порядок оформления деловой поездки одинаков для большинства организаций. Исключениями могут стать определенные нюансы, связанные с деятельностью компании и ее финансовым состоянием. Документы, обязательные к заполнению перед командировкой:
- Служебная записка директору от руководителя отдела с просьбой согласования рабочей поездки. В документе указываются сроки, цель поездки, личные данные и должность командировочного;
- Заявление от сотрудника на выплату аванса для получения денежных средств, которые пойдут на покупку билетов и бронирование жилья. В авансовую выплату входят суточные, в том числе за выходные дни;
- Приказ о командировке по унифицированной форме (Т-9, Т-9а). Прежде, чем подписать документ, работник должен проверить свои данные, информацию о поездке (цель, срок, место), источники финансирования.
- При использовании личного или служебного автомобиля, компания разрабатывает и оформляет путевой лист.
Особенности документального оформления служебных командировок в 2015 г.
|
Правовой статус |
Наименование документа |
||
|
Отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке |
Служебное задание |
Командировочное удостоверение |
|
|
Военнослужащий, проходящий военную службу по контракту |
|||
|
Федеральный государственный гражданский служащий |
|||
|
Гражданский персонал |
Таким образом, упрощение документального оформления служебных командировок коснулось только правоотношений, регламентируемых трудовым законодательством. Вместе с тем в органах военного управления и организациях Министерства обороны Российской Федерации для каждой вышеуказанной категории лиц, направляемых в командировки, необходимо формировать соответствующий пакет командировочных документов. С учетом того что данные документы являются основаниями для возмещения командированному лицу понесенных им в командировке расходов и в обязательном порядке приобщаются к авансовому отчету, упомянутое «упрощение» привело к усложнению бухгалтерской обработки авансовых отчетов в финансово-экономических органах Министерства обороны Российской Федерации.
Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?
Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.
Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).
Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.
Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:
- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.
Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.
Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:
- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).
Какие документы потребуются от работника?
Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:
- «Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) –сдается руководству на подпись;
- Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию;
- Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
- Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
- Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.) –прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.
За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) МРП. Т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.
Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.
Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.
Если поездка на поезде, следует:
- оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
- сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета (пп.1п.1 ст.244 НК РК).
Всё о сроке командировки, расчет с примерами
Оформление командировки в 2020-2021 годах следует начать с определения ее срока, от которого зависят размер аванса и отражение рабочего времени в табеле. Минимальным сроком командировки считается один день, предельная же ее продолжительность законом не ограничена. Правда, бессрочную командировку оформить тоже нельзя, исходя из ее определения в ст. 166 ТК РФ как поездки с определенным сроком.
Командировка начинается в день отъезда работника, а оканчивается в день его возвращения на рабочее место. Порядок определения этих моментов регламентирован в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.