Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дубликат трудовой книжки: как оформить в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу того, что трудовая относится к БСО, её хранение происходит в особом порядке. При устройстве на работу человек передаёт книжку в отдел кадров и получает её обратно только при увольнении. Существует всего один повод для выдачи документа на руки без увольнения – обращение в органы социального страхования. Речь может идти об оформлении пособия, пенсии и так далее. Предполагается, что для обращения в иные организации, например в кредитные, будет достаточно заверенной копии.
Можно ли получить дубликат при трудоустройстве
Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.
В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.
В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.
Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.
Можно ли избавиться от трудовой?
Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает трудовую деятельность человека. Когда работник закончилась в одной организации и пришло время перейти на новую работу, то трудовая книжка может потребоваться для оформления новой. Однако возникает вопрос, можно ли избавиться от старой трудовой книжки?
Для начала следует отметить, что трудовая книжка выдается при устройстве на работу и является одним из главных документов, подтверждающих трудовую деятельность. Поэтому, если у вас есть трудовая книжка, сохранить ее важно, так как она может пригодиться в различных случаях.
Тем не менее, если трудовая книжка потерялась или повреждена, выдается дубликат. Для оформления дубликата трудовой книжки необходимо обратиться в отдел кадров организации, где вы работали или работаете. Для получения дубликата могут потребоваться следующие документы:
- Паспорт гражданина Российской Федерации;
- Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки;
- Заполненный бланк «Анкеты работника».
Также могут потребоваться дополнительные документы, такие как свидетельство о рождении, свидетельство о браке и другие правовые акты.
В случае, если трудовая книжка была утеряна, но вы не имеете намерения восстанавливать ее, вы можете завести новую трудовую книжку. Однако следует иметь в виду, что информация о предыдущей трудовой деятельности будет отсутствовать в новой книжке, так как она содержится в старой.
Итак, можно ли избавиться от трудовой книжки? Ответ зависит от ваших личных предпочтений и ситуации. Если у вас сохранена старая трудовая книжка и вам нет необходимости избавляться от нее, то лучше сохранить ее. В случае потери или повреждения, можно оформить дубликат трудовой книжки или завести новую.
Когда выдают дубликат
Инициатором оформления выступает:
- работодатель;
- сотрудник.
Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.
| Причина переоформления | Кто делает |
|---|---|
| Работником потерян или утрачен оригинал | Лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил). |
|
Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно |
Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат. |
| Запись в трудовой книжке признана недействительной | Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя. |
| Кража, массовое уничтожение документов у работодателя | Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50. |
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2024 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):
- оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
- книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
- если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Необходимость в получении дубликата
Дубликат трудовой книжки может понадобиться в различных ситуациях. Одной из таких ситуаций является наличие записи в трудовой книжке, которая была признана недействительной. В таком случае, работнику необходимо оформить дубликат трудовой книжки с исправленной информацией.
Когда работник обращается за дубликатом трудовой книжки, это может быть связано со сменой места работы или предоставлением дополнительных услуг. Например, при устройстве на новую работу работодатель может запросить копию трудовой книжки. Также, в случае утери или повреждения оригинала трудовой книжки, необходимо обратиться за получением дубликата.
Оформление дубликата трудовой книжки также может потребоваться в случае возникновения споров между работником и работодателем. Если в трудовой книжке имеются недостоверные записи или ошибки, работник может обратиться за дубликатом с исправленной информацией, чтобы предоставить достоверные данные о своей трудовой деятельности.
В некоторых случаях, работник может понадобиться дубликат трудовой книжки для получения социальных выплат или льгот. Например, при подаче заявления на получение пенсии или других государственных пособий, требуется предоставить копию трудовой книжки.
Таким образом, получение дубликата трудовой книжки может быть необходимо в различных ситуациях, связанных с изменением условий труда, утерей или повреждением оригинала, а также для решения споров или получения социальных выплат.
Какие данные содержит дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки — это документ, который выдаётся работнику, когда его оригинальная трудовая книжка утрачена или имеет записи, признанные недействительными. В дубликате трудовой книжки содержатся основные данные о работнике, его трудовой деятельности и организации, в которой он работал.
В дубликате трудовой книжки указывается фамилия, имя и отчество работника, его дата рождения и адрес места жительства. Также в документе присутствует информация о работе работника, включая наименование предприятия, его адрес, должность, период работы и стаж. Дополнительно, в дубликате могут быть указаны сведения о заработной плате, поощрениях и наградах работника.
Дубликат трудовой книжки является официальным документом, который может понадобиться работнику в различных ситуациях. Когда работник меняет место работы, он предоставляет дубликат трудовой книжки новому работодателю, чтобы тот мог оценить его опыт работы и стаж. Также дубликат трудовой книжки может быть использован в случае подтверждения стажа работы, при оформлении пенсии или получении других социальных выплат.
Оформление ЭТК без бумажной трудовой книжки
В случае утери трудовой книжки или ее отсутствия, важно знать, что можно оформить пенсию в 2024 году без этого документа. Ниже представлены несколько шагов, которые помогут вам оформить Электронную Трудовую Книжку (ЭТК) без бумажной версии.
- Обратитесь в территориальный отдел Пенсионного фонда и получите инструкции по оформлению ЭТК.
- Заполните необходимые документы, предоставьте паспорт и другие необходимые документы, подтверждающие ваш трудовой стаж.
- Подайте заявление на оформление ЭТК без бумажной трудовой книжки.
- Ожидайте рассмотрения вашей заявки и получите уведомление о выдаче ЭТК.
- Следуйте инструкциям по активации и использованию вашей ЭТК.
Важно отметить, что оформление ЭТК без бумажной трудовой книжки является возможным, однако требует дополнительных действий и времени. Поэтому рекомендуется быть внимательным при хранении и обращении с документами, чтобы избежать их потери или повреждения.
Как получить дубликат трудовой книжки в 2024 году
В случае утраты трудовой книжки в 2024 году, работнику необходимо обратиться в органы по труду для получения дубликата. Для этого требуется предоставить ряд необходимых документов.
Для получения дубликата трудовой книжки работник должен:
- Обратиться в органы по труду – в 2024 году процедура получения дубликата трудовой книжки осуществляется через специализированное государственное учреждение.
- Заполнить заявление – работник должен заполнить специальное заявление, в котором указывает причину утраты трудовой книжки и свои персональные данные.
- Предъявить документы, подтверждающие личность – для получения дубликата трудовой книжки работнику необходимо предоставить документ, удостоверяющий его личность (например, паспорт).
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.
Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.
1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.
2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.
3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.
4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.
5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.
Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Получив от уволенного работника книжку, оформив по всем правилам ее принятие, можно приступать к оформлению новой книжки – дубликата. Для этого потребуется чистая «Трудовая книжка». Такой чистый бланк хранят как правило в бухгалтерии, а их выдача происходит только тем сотрудникам, которые являются ответственными за их заполнение. Для получения чистого бланка нужно сделать заявку. Специальной формы для такой заявки нет, работодатель разрабатывает и утверждает ее самостоятельно.
На титульном листе старой книжки делается отметка: «Взамен выдан дубликат», рядом с которой указывается серия и номер дубликата, а также ставится подпись. Титульный лист дубликата оформляется по всем тем правилам, которые предусмотрены для заполнения трудовых. В верхнем правом углу ставится отметка: «Дубликат».
После этого в дубликат книжки переносятся все записи и прежней трудовой, за исключением той записи, которая судом была признана незаконной. В том случае, если работник до приема его к последнему работодателю трудился где-то еще, то в дубликат нужно внести запись о непрерывном и/или общем стаже, который у него был до приема на работу к настоящему работодателю. Стаж работы записывают суммарно. Для этого указывают общее число лет, месяцев и дней работы. При этом не уточняется у какого работодателя и в какие конкретно периоды времени, а также в какой должности трудился работник до поступления в настоящую компанию.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
При необходимости восстановления трудовой книжки после утраты или повреждения записей в ней, гражданин может оформить заявление на выдачу дубликата.
В заявлении указывается информация о заявителе, а также основания на выдачу дубликата. Кто может подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки? Заявление может быть подано работником самостоятельно или уполномоченным представителем.
Для оформления заявления о выдаче дубликата трудовой книжки необходимы следующие документы:
- Заявление на выдачу дубликата в произвольной форме;
- Заявитель должен предоставить документ, удостоверяющий его личность (паспорт, водительское удостоверение, иное удостоверение личности с фотографией);
- Документ, подтверждающий факт утраты или повреждения трудовой книжки (записная книжка с указанием даты утраты, протокол о служебном расследовании, другие документы, свидетельствующие о факте утраты или повреждения книжки).
Гражданин может выбрать один из двух способов восстановления дубликата трудовой книжки: обращение в органы труда или восстановление самостоятельно на основании заявления. При обращении в органы труда необходимое заявление подается лично заявителем или его уполномоченным представителем. В случае самостоятельного восстановления дубликата на основании заявления, необходимые записи вносятся в трудовую книжку при наличии соответствующих документов.
Оформление заявления о выдаче дубликата трудовой книжки должно быть проведено в соответствии с требованиями законодательства и учетом каких-либо особенностей, установленных органами труда. После получения заявления и необходимых документов, орган труда выдает дубликат трудовой книжки заявителю.