Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 № 1 издал для двух разных процедур — выхода в отпуск и увольнения, две отдельные формы — соответственно, Т-60 и Т-61. При этом, вторая из них — это в некотором смысле «расширенная» версия первой. В форме Т-60 отражаются данные только по отпуску. В Т-61 — также по отпуску (способом, похожим на отражение отпуска в Т-60), поскольку отпускные входят в расчеты при увольнении, и по заработной плате.
Объясняем, как правильно заполнить форму Т-61
Форма Т-61 состоит из двух страниц, вторая из которых распечатывается на оборотной стороне листа бумаги формата А4. Специалистам бухгалтерии и кадровой службы придётся заполнить обе.
Начинаем вносить данные с шапки бланка, в которой необходимо прописать полное наименование компании-работодателя, сослаться на расторгаемый трудовой договор. Далее присваиваем настоящей записке уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату её составления.
Следующим шагом указываем сведения об увольняемом работнике: ФИО, конкретное структурное подразделение, в котором он трудился, должность согласно штатному расписанию. Затем вписываем дату прекращения трудового договора со ссылкой на приказ директора об увольнении. На этом первая страница формы Т-61 подходит к завершению. Своим автографом её должен заверить сотрудник кадровой службы, ответственный за заполнение.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Для чего нужна форма Т-61?Когда необходимо ее применять?
Ответ: Унифицированная форма Т-61 используется как записка-расчет при увольнении для расчета неизрасходованного отпуска сотрудника.
Вопрос №2: На какие моменты необходимо обратить внимание при заполнении Т-61?
Ответ: Наиболее частыми ошибками, которые можно допустить при составлении заявления-расчета могут быть:
- В расчет не попадает начисление по больничному
- Либо наоборот попадает начисление, которое не должно входить в компенсацию отпуска
- Неверно указана организация
- Ошибка или описка в данных сотрудника
- Неверно посчитана начисленная заработная плата
Вопрос №3: В каких случаях положена компенсация отпуска и можно ли ее получить не увольняясь?
Ответ: Компенсация положена при увольнении в обязательном порядке, в остальных случаях только если у вас имеется дополнительный отпуск, помимо обязательного 28 дневного, а дополнительный отпуск положен так же при определенных условиях. Получить ее можно написав заявление на имя директора и указав, за какой период работы вы претендуете на компенсацию. Работодатель рассмотрит вашу просьбу, но может и отказать в случае, если вы не имеете право на компенсацию. Но если все- таки оно за вами числится, а работодатель отказывается платить, то это нарушение Трудового законодательства, что влечет за собой административную ответственность.
Особенности заполнения записки-расчет
Вот ключевые правила, используйте их как памятку:
- Лицевая часть бланка содержит информацию о сотруднике, основания для принятия на работу и о расторжении трудового договора. Сначала отдел кадров указывает дату заключения и номер трудового контракта, Ф.И.О. работника, его должность, подразделение. Потом ставит дату приказа об увольнении, его номер, основание прекращения трудовых отношений, устанавливает количество дней неиспользованного отпуска для начисления компенсации или, если сотрудник брал отпуск авансом, сумму использованных дней для произведения удержаний. Подписывает первую страницу. Затем записка-расчет передается в бухгалтерию.
- На обратной стороне содержится информация для оплаты отпускных, сведения о заработной плате и прочих выплатах за период и итоговые причитающиеся работнику суммы. Для этого берется период в 12 месяцев до месяца увольнения и все выплаты, производимые работнику за это время.
- После заполнения всех граф бухгалтер заверяет записку-расчет подписью и передает дальше для проведения начислений причитающихся сумм.
- Расчетчик обрабатывает полученные сведения, вносит их в соответствующие графы бланка, касающиеся начислений и выплат. Потом определяет размер среднедневного заработка и сумму компенсации или сумму долга сотрудника, полагающуюся возврату. Расчет компенсации определяется путем умножения неиспользованных дней на среднедневной заработок.
- Помимо компенсации, начисляется заработная плата за отработанное время. Все начисления и удержания отражаются в расчетном листке, который выдается работнику, а платежные документы на выплату этих сумм передаются соответствующему специалисту бухгалтерии.
Порядок заполнения второй страницы справки
Начнем с расчета оплаты отпуска. Для этого в гр. 1, 2, 3 вносится фактическая информация за последние 12 месяцев до месяца увольнения. При указании сумм ежемесячных выплат следует ориентироваться на пп. 2, 3 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Так, например, материальная помощь, оплата обучения и другие нетрудовые платежи не учитываются при расчетах.
В столбце 4 указываем количество календарных дней за год. При этом следует учитывать, что за количество дней в одном месяце принимается среднее число 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Если учет рабочего времени идет в часах, то в столбце 5 прописывается общее за год количество часов.
В гр. 6 пишем рассчитанную по формуле (гр. 3 / гр. 4 или гр. 3 / 12 / 29,3) среднюю дневную (или часовую) зарплату. И уже эту сумму умножаем на количество использованных сверх размера отпуска или неиспользованных отпускных дней, чтобы узнать размер компенсации или вычета за отпуск.
Ответственность работодателя при невыплате
Рассчитать при увольнении следует в последний рабочий день. В противном случае работодатель понесет ответственность.
Это важно знать: Что делать, если работодатель не хочет увольнять по собственному желанию
Материальная ответственность назначается по статье 236 ТК РФ. В случае задержки выплат в обязанность работодателя входит выдача денег с процентами в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки. Либо ему грозит уголовная ответственность по статье 145.1 УК РФ, которая предусматривает за частичную невыплату свыше трех месяцев:
- либо лишение права занимать определенные должности на срок до 1 года;
- либо принудительные работы сроком до 2 лет;
- либо лишение свободы сроком до 1 года.
Порядок заполнения второй страницы справки
Начнем с расчета оплаты отпуска. Для этого в гр. 1, 2, 3 вносится фактическая информация за последние 12 месяцев до месяца увольнения. При указании сумм ежемесячных выплат следует ориентироваться на пп. 2, 3 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Так, например, материальная помощь, оплата обучения и другие нетрудовые платежи не учитываются при расчетах.
В столбце 4 указываем количество календарных дней за год. При этом следует учитывать, что за количество дней в одном месяце принимается среднее число 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Если учет рабочего времени идет в часах, то в столбце 5 прописывается общее за год количество часов.
В гр. 6 пишем рассчитанную по формуле (гр. 3 / гр. 4 или гр. 3 / 12 / 29,3) среднюю дневную (или часовую) зарплату. И уже эту сумму умножаем на количество использованных сверх размера отпуска или неиспользованных отпускных дней, чтобы узнать размер компенсации или вычета за отпуск.
За сколько времени до увольнения нужно оформить записку
Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.
Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.
Это важно знать: Материальная помощь при увольнении по собственному желанию
Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.
Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.
Это важно знать: Увольнение по решению работодателя в 2021 году
В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.
Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.
Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:
- отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
- ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
- дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.
Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:
- сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
- информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
- сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).
За сколько времени до увольнения нужно оформить записку
Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.
Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.
Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.
Записка-расчет: сущность и особенности
Обычно записка-расчет при увольнении заполняется по унифицированной форме Т-61, которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году. Ее предназначение состоит в учете и расчете зарплаты и иных выплат, которые полагаются сотруднику при прекращении трудового договора. На основании записки-расчета сотрудник может удостовериться в правомерности начисленной ему суммы при увольнении.
Указанная форма записки-расчета Т-61 сегодня не является обязательной для применения (согласно пояснениям Минфина). Между тем она весьма удобна и информативна, поэтому работодатели предпочитают использовать ее при увольнении, а не разрабатывать собственную форму записки-расчета.
Для заполнения записки-расчета работодателю потребуются следующие документы:
- трудовой договор;
- расчетные ведомости;
- табель рабочего времени;
- личная карточка сотрудника;
- приказ об увольнении.