Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто по должности должен заниматься оформлением актов сверки?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
Как произвести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете организации
Ситуация 1: организация приобретает материальные ценности.
- Необходимо уточнить, не была ли проведена документация в ином периоде, например следующем за периодом сверки. Если у компании отсутствуют документы, по которым возникли расхождения в АС расчетов, стоит перейти к следующему этапу.
- Уточнить у работника организации, осуществляющего взаимодействие с контрагентом, передал ли он документы по закупке сотрудникам бухгалтерского отдела. Если не передал, то необходимо их забрать и провести проверку на соответствие данным контрагента, содержащимся в акте. После этого их надо отразить в БУ.
- При отсутствии документов стоит перейти к следующему шагу.
- Сформировать запрос контрагенту на предоставление дубликатов недостающих документов. Когда они будут получены, провести их проверку и отразить в БУ.
Сверка – это инвентаризация активов и обязательств
Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации. Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.
Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.
Что уточняем во время сверки:
- дебиторскую задолженность — имущество организации,
- кредиторскую задолженность и резервы — финансовые обязательства.
Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности
Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.
Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.
Если контрагент не подписывает документ
Скрепление актов сверки подписью является добровольным действием. Давайте разберемся, какие действия предпринимать в случае неподписания акта сверки контрагентом. Как уже отмечалось выше, процедуру визирования акта сверки и сроки желательно предусматривать в договоре заключаемом с контрагентом. При направлении акта, в сопроводительном письме необходимо отметить: «документ необходимо подписать в течение N-го количества дней и обеспечить возврат второго экземпляра составителю, в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а сальдо расчетов признанным».
В случае отсутствия ответных действий со стороны контрагента, необходимо отправить сопроводительное письмо с актом сверки по почте заказным письмом с уведомлением о получении адресатом. В случае последующего судебного разбирательства, договор, первичная документация, направленный акт сверки, претензия и уведомления о вручении будут служить доказательственной базой безуспешных попыток досудебного мирного урегулирования разногласия.
Оформление акта сверки
Для начала в программе 1С Бухгалтерия 8.3 нужно установить флажок Выводить счета-фактуры на закладке Дополнительно в документе Акт сверки Пошаговая инструкция как можно оформить акт сверки расчетов с контрагентом в 1С 8.3:
Шаг № 1.
Для начала следует найти раздел в программе, где выполняется данная процедура. Исходя из того, с каким контрагентом вы работаете, следует выбрать «Покупки» или «Продажа».
Шаг № 2.
После необходимого выбора следует нажать на кнопку «Создать», чтобы сформировать новый Акт сверки в 1С.
Шаг № 3.
На данном этапе необходимо заполнить шапку с дальнейшим выбором продавца или покупателя, валюты, договора и периода, а также указанием названия организации (акт сверки можно формировать в контексте целой компании-контрагента, а не только конкретного документа).
Шаг № 4.
В заключение необходимо нажать кнопку «Заполнить».
Ниже подробно расскажем о том, как заполняется документ.
Кто должен подписывать документ
Обычно подпись ставит руководитель предприятия и его главный бухгалтер. Но тут возможны некоторые сложности. Самый простой и надёжный вариант — когда директор подписывает акт сверки взаимных расчетов, а бухгалтеру для подписи выдаётся на это доверенность от предприятия. После этого документ скрепляется печатью.
Некоторые юристы считают, что доверенность бухгалтеру не нужна, если соответствующая обязанность упомянута в должностной инструкции. Но это не является общепринятой позицией. Также существует точка зрения о том, что акт сверки достаточно подписать только бухгалтеру или только директору. Но это также принимается не всеми.
Упомянутые здесь разночтения возможны потому, что закон не определяет правила в этом случае. Кроме того, надо понимать, что акт сверки можно рассматривать с различных точек зрения.
Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения
Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
При этом, в настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа.
Также не закреплена законодательством и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, однако, это один из необходимых документов, который используется для контроля за соблюдения всех условий договоров.
При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить его форму в виде приложения к Учетной политике.
Составляя акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, фактически может осуществляться проверка сразу нескольких счетов:
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
- 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период. В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций.
Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами. В этой процедуре нет ничего сложного.
Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей.
Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.
О том, как :
- сделать сверку с контрагентами
- проводить оплату задолженности по акту сверки
- урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
читайте в этой статье. 1.
Как понять, кто кому должен акт сверки?
Обычно, он составляет три года. Термин прерывается, если сторона, являющаяся должником, признает финансовый отчет, ставит на нем и печать. В таком случае, исчисление судебного заявления начинается вновь.
Такая особая функция прописана в 203 статье Гражданского Кодекса.
Как отмечалось ранее, подобные акты пишутся в произвольной форме.
Обычно, имеют форму таблицы, где отмечается такая информация как дата операции, дебит, кредит и дополнительная информация. Если необходимо заполнить бумаги по нескольким договорам одновременно, они обычно, указываются в столбик, в хронологическом порядке. Если компания в части случаев выступает дебитором, а в других кредитором, то по каждому типу операций создаются отдельные формы.
Как правильно оформить акт?
В законодательстве нет единой формы, которая используется при формировании данного акта. По этой причине юристы говорят о возможности использования свободного бланка. Некоторые организации разрабатывают шаблоны актов сверки, тогда требуется составлять документ по имеющемуся образцу.
Для написания можно использовать простой лист формата А4. При составлении важно учесть, что должно получится 2 экземпляра. Каждому заинтересованному участнику достанется по одному. После заполнения и подписания потребуется оба варианта направить второй стороне, чтобы она могла сравнить отраженные в документе сведения с теми, что есть у нее. При отсутствии возражений относительно перечислений финансового значения, прописанных в акте, второй участник ставит свою подпись на документе.
Затем один экземпляр возвращается составителю. Если возникает необходимость, то допустимо заверить акт при помощи печати.
Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности
Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.
Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.
Как организована работа бухгалтера с документом «Акт сверки взаиморасчетов»
В российских организациях менеджеры различных отделов (продаж, логистики, персонала) запрашивают, или у бухгалтера, отдельно занимающегося расчетами, или у единственного бухгалтера, акты сверки по своим контрагентам для того, чтобы на основании подписанного с двух сторон документа, закрыть свои сделки.
1. Запрос от менеджера или от контрагента.
Запрос от бухгалтера контрагенту или менеджеру.
↓
2. Сличение базы 1С с наличием документов и с данными контрагента.
↓
3. Устранение расхождений или подписание акта с расхождениями.
Задача бухгалтера состоит в том, чтобы данные по оригиналам первичных документов не только сходились с данными по 1С: Бухгалтерия предприятия, но, и чтобы те же данные соответствовали зеркально данным у контрагента, расчеты с которым проверяются.
То есть, если бухгалтерская операция по оплате, отгрузке или поставке отражена в первичных документах в стоимостном выражении на 150 000 руб., то и в акте сверки взаиморасчетов такая же сумма должна и проходить по данным программы 1С: Бухгалтерия предприятия.
Для акта сверки взаиморасчетов бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.
Что указывается:
В верхней части («шапке» документа):
-
между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;
-
период сверки;
-
договор, в рамках которого произведены операции;
-
дата.
Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.
Акт сверки взаиморасчетов, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.
Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:
-
сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;
-
названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.
В заключение указывается:
-
итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;
-
указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.