Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронные трудовые книжки: что делать работникам и работодателям». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Обязателен ли переход на электронную трудовую
Если сотрудник желает сохранить бумажную трудовую книжку, он имеет на это право. Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать соответствующее заявление и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.
Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход на электронную форму является обязательным.
Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, он имеет право на сохранение бумажного документа в дополнение к электронной трудовой. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант трудовой книжки.
Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:
- приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
- уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.
На сегодняшний день законодательство не предусматривает унифицированной общеобязательной формы для составления заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате. Документ пишется работниками в свободной форме. Иногда на предприятия руководство своим локальным нормативным актом может закрепить разработанные шаблоны, бланки для обращений работников. Обычно их вывешивают на информационных стендах или оставляют в отделе кадров. Такое решение определённым образом упрощает процедуру взаимосвязи руководства с подчинёнными. Если готовых бланков не оказалось, заявление придётся написать самостоятельно на листе бумаги формата А4.
Допускается изложение текста от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном варианте на компьютере. Строго нежелательно допускать в документе какие-то исправления, ошибки, помарки.
Официальная бумага должна иметь деловой вид. В заявлении обязательно оставляется автограф заявителя с расшифровкой подписи. Именно по этой причине компьютерную версию в любом случае придётся распечатать для передачи на предприятие.
Как написать заявление на бумажную трудовую книжку?
Заявления от имени работников не имеют унифицированной формы. Работнику предоставляется возможность оформить его полностью собственноручно или организация вправе заготовить бланк, куда потребуется лишь вписать свои данные.
Среди обязательных реквизитов должны быть следующие:
- наименование организации, должность, ФИО руководителя, кому адресуется заявление;
- должность, структурное подразделение, ФИО работника – заявителя;
- по центру листа располагается наименование документа «заявление»;
- в тесте бланка необходимо изложить просьбу о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и ссылку на ст.66 ТК;
- обязательно наличие даты оформления заявления и собственноручной подписи работника.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Сроки представления СЗВ-ТД в 2023 году
С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним отчёт сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). Отчёт за декабрь 2022 года следует сдать до 15.01.2023.
Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:
| Приём | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа |
| Увольнение | |
| При иных мероприятиях | Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным |
Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.
В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.